Arbeit im Fachreferat / Vorakzession

Als Fachreferent hat man ein oder mehrere Fachgebiete (z.B. Kunst, Technik oder Biologie) um die man sich kümmern muss. Aber was heißt es eigentlich ein Fachreferent zu sein? In erster Linie kümmern sich Fachreferenten um den Bestandsaufbau  und die Pflege ihres individuellen Fachgebietes. Um neue Medien zu beschaffen führen sie Recherche in verschiedenen Informationsquellen durch, welche zum Beispiel aus Verlagsinfos (Prospekte, Newsletter, Onlineauftritte), Fachzeitschriften (Rezensionen, Fachbeiträgen) oder aktuellen Ereignissen (Konzerte, Festivals, politische Ereignisse, Anschaffungsvorschläge) gewonnen werden können.
Hierbei ist es wichtig eine Vorakzession durchzuführen. Diese setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen. Dazu zählen die Dublettenprüfung, welche zeigt ob das Werk bereits vorhanden ist, der rentable Preis und übereinstimmendes Erwerbungsprofil. Bei Werken, welche vom Kunden beschädigt zurückgegeben werden kann der Fachreferent entscheiden, ob das Medium zur Reparatur, oder es vom Etat nachbeschafft werden soll.  Wenn ein Werk keine Ausleihzahlen mehr erreicht, kann es in Verbrauchsbibliotheken aus dem Bestand genommen werden. Diese werden dann durch den Fachreferenten makuliert.

Benutzerdienste

Im besonderen Mittelpunkt der Bibliothek liegt die Arbeit mit dem Publikum, den Nutzern der Bibliothek. Die Kernaufgabe liegt auf der Informationsvermittlung zwischen FaMI, Bibliothekar und Nutzer. Das Bereitstellen der Medien nach der systematischen Aufstellung ist der Grundstein um die Medien ordnungsgemäß und richtig zur Nutzung zugänglich zu machen. Um einen Bibliotheksausweis ausgehändigt zu bekommen und mit diesem dann die Angebote der Bibliothek nutzen zu können, bedarf es im Voraus einer Anmeldung. Diese ist möglich, sobald die Nutzer die Anforderung zur Anmeldung erfüllen und bereit sind sich an die Benutzungsordnung der jeweiligen Einrichtung zu halten. Auch diese müssen vom jeweiligen Angestellten erläutert und vermittelt werden. Die Mitarbeiter der Bibliothek sind dafür zuständig Recherchen zu betreiben und diese den Nutzern bei Wunsch zu erläutern. Recherchen werden mit wachsendem wissenschaftlichem Grad immer komplexer. Die Inhalte der richtigen Recherche werden in der FaMI-Ausbildung nicht zuletzt in der Berufsschule vermittelt. FaMIs sind daneben auch Fachleute für technische Problemlösungen. Sie können ratlosen Nutzern bei der Selbstausleihe mit Rat zur Seite stehen und ihnen die Verbuchungsgrundlagen im Einzelnen erklären. Nicht zuletzt sind sie auch gefragte Ansprechpartner in der Öffentlichkeitsarbeit, wie zum Beispiel bei der Durchführung einer Kinderveranstaltung.

Technische Medienbearbeitung

Die Technische Medienbearbeitung ist in vielerlei Hinsicht wichtig und notwendig. Zum einen benötigt man sie nach Erwerb und Katalogisierung. Um z. B. ein Buch vor äußeren Einflüssen zu schützen werden diese oft vollständig foliiert. Auch bei CD’s gibt es Maßnahmen, die man bei der Bearbeitung zu beachten hat. In manchen Einrichtungen ist es der Fall, dass die CD’s in gesonderte Hüllen umverpackt werden, da die Originalhüllen keine lange Lebensdauer aufweisen. Dies hat sich besonders in Zeiten von RFID und den Rücksortierungsanlagen behauptet (Medien fallen in große Kästen/Bins und können dadurch bei ungeeigneter Hülle beschädigt werden). Ein anderer wichtiger Faktor um die Selbstverbuchung der Medien überhaupt möglich zu machen ist das anbringen und programmieren von Tags. Diese Tags tragen dann die individuellen Informationen der Medieneinheit in sich und können somit eindeutig identifiziert werden. Durch das Anbringen einer Signatur am Medium kann man auch äußerlich sofort erkennen, welchen Standort das Medium besitzt. Durch gesonderte Sicherungsstreifen schützt man Buch/DVD/CD oder Ähnliches extra vor Diebstahl. Sollte ein Nutzer mit einem Medium versuchen die Bibliothek zu verlassen, welches unverbucht ist, so löst es am Eingang einen Alarm aus und der Nutzer wird gebeten seine Tasche zu entleeren. Ein Besitzvermerk der Bibliothek erfolgt am Medium meist als Stempel oder Aufkleber. Dies ist wichtig, damit auch Außenstehende sofort erkennen, wer der Eigentümer der Medieneinheit ist.

Zeitschriftenstelle (Buchbinderaufträge)

Die Aufgabe einer Zeitschriftenstelle besteht hauptsächlich aus der Verwaltung und Bereitstellung der Zeitschriften. Hierbei ist zu beachten, dass Zeitschriften sowohl oft ihre Erscheinungshäufigkeit als auch Preis oder Ähnliches verändern. Dadurch ist in dieser Abteilung eine schnelllebige Veränderung nicht selten. Zeitschriften werden abgesetzt, neue kommen hinzu. Man muss auf Lieferfristen der Händler achten und diese bei nicht ordnungsgemäßem Versand der Ware anmahnen. In öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliotheken ist vor allem der Umgang mit Zeitschriften ein anderer. Während die meisten öffentlichen Bibliotheken Zeitschriften eines älteren Datums zur Ausleihe bereitstellen, ist dies in der wissenschaftlichen nicht der Fall. Oft werden die Zeitschriften in wissenschaftlichen Bibliotheken von Buchbinderein zusammengebunden, um diese dann als Zeitschriftenband im Regal zu verstauen. Diese Verarbeitung wird durch einen Buchbindereiauftrag geregelt. In diesem Vertrag werden die Konditionen der Bibliothek und des Buchbinders vereinbart, zum Beispiel Farbe des Einbandes, die Trennung der einzelnen Zeitschriften durch ein Trennblatt, äußere Beschriftung etc. Die Endkontrolle der fertigen und zurückgelieferten Buchbindereiaufträge erfolgt durch die Bibliothek. Sollten hierbei akute Missstände durch den Buchbinder aufgetreten sein (z.B. die Bindung der Zeitschriften in chronologisch inkorrekter Reihenfolge), ist eine Rücksprache mit diesem sinnvoll, um eine Reklamation oder eine Entschädigung auszuhandeln.

Koordination des Dienstplanes

Um den Benutzungsdienst in der Bibliothek optimal zu gewährleisten ist es von Nöten einen Dienstplan zu erstellen. Dieser wird meist durch einen einzelnen Beschäftigten koordiniert und verwaltet. Oft gibt es in verschiedenen Einrichtungen grobe Zeiten zu Diensten im Leihbereich, an welchen man sich dann orientieren kann. In der Praxis ist dies aber nicht immer so einfach. Durch Urlaub oder Krankheitsfälle kommt es vor, dass der Dienstplan nicht optimal gefüllt werden kann. Um eine Angleichung des Planes vorzunehmen ist es wichtig, mit den infrage kommenden Kollegen zu kommunizieren und Absprachen zu halten. Wichtig hierbei ist es verständnisvolle Mitarbeiter zu haben, welche bereit sind sich auch außerplanmäßig in den Dienstplan eingliedern zu können. Vor allem in kleinen Bibliotheken die mit Halbtagsstellen besetzt sind kann dies oft zu Problemen führen. Handelt es sich um Stadtteilbibliotheken ist es manchmal notwendig Mitarbeiter der Hauptstellen anzufragen, damit die Einrichtung nicht aufgrund von Personalmangel eher geschlossen werden muss.

Statistik

Ein besonderer Fokus der Arbeit in einer Bibliothek besteht aus der Analyse beispielsweise vom Konsumverhalten des Benutzers. Um repräsentative Ergebnisse über dieses Verhalten zu bekommen, lohnen sich bibliotheksinterne Statistiken. Diese können im Regelfall über die Bibliothekssoftware erstellt werden. Die Spannweite von Statistiken ist weitreichend. Im Mittelpunkt des Bibliotheksinteresses liegen hierbei besonders Neuanmeldungen und Ausleihzahlen der Nutzer. In öffentlichen Bibliotheken können diese ein wesentlicher Grundstein für die Etatansetzung des Bezirks oder der Stadt sein. Höhere Umsatzzahlen zeigen, dass sich die Bibliothek in ihrer Existenz rentiert, was wiederrum ein Grund sein kann, dass der Etat im nachfolgenden Jahr steigt und die jeweilige Bibliothek ihren Bestand erweitern kann. Natürlich eignen sich Statistiken auch für andere Aspekte, zum Beispiel um zu klären, welche Benutzergruppe am häufigsten Vertreten ist (Kinder- und Jugendliche, Erwachsene oder Rentner). Anhand der Ausleihzahlen kann man seine primäre Zielgruppe fokussieren und dementsprechend den Bestand an die Bedürfnisse dieser Gruppe anpassen.